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Informations sur le traitement des données à caractère personnel – Groupe Esprinet

Par la présente note d’information, établie conformément à l’article 13 du Règlement UE n° 2016/679 (ci-après, le « RGPD »), le Responsable du traitement entend vous informer des modalités de traitement qui, conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, concerneront vos propres données à caractère personnel.

Le Responsable du traitement des données à caractère personnel est la société du Groupe Esprinet avec laquelle vous interagissez et qui est indiquée dans le « Tableau des Responsables du traitement » ci-dessous.

Dans ce Tableau figure également, pour chaque société qui y est mentionnée, l’adresse mail à utiliser pour obtenir de plus amples informations sur les activités de traitement des données à caractère personnel.

Le Délégué à la protection des données du Groupe peut être contacté à l’adresse mail dpo@esprinet.com 

1. Objet du traitement
Le Responsable du traitement traite les données à caractère personnel, les données d’état civil, les coordonnées et/ou les données professionnelles (à titre d’exemple mais sans s’y limiter, nom, prénom, raison sociale de la société de référence, adresse postale, téléphone, adresse mail, adresse IP et noms de domaine des ordinateurs et des terminaux utilisés par les utilisateurs) des utilisateurs des sites – ci-après, les « données à caractère personnel » ou encore les « données ».

Les données ci-dessus pourront être communiquées au Responsable de traitement par vous-même, par votre société, ou elles pourront être collectées par le Responsable de traitement de manière autonome lors de votre navigation sur les domaines indiqués dans le Tableau.

2. Finalité du traitement
Les données collectées sont traitées par le Responsable du traitement en accordant la plus grande attention aux mesures de sécurité applicables et en toute circonstance dans le respect des normes en vigueur.
Les données à caractère personnel vous concernant seront traitées aux fins suivantes :

1. Fournir sur demande des informations sur les services et les produits du Responsable du traitement, renégocier, conclure et gérer des contrats entre le Responsable et la société que vous représentez, dans le cadre des services offerts par le Responsable ;
2. Fournir sur demande le téléchargement de contenus relatifs aux produits distribués par le Responsable, par mail ou en personne ;
3. Réaliser des activités de marketing direct, par exemple à travers l’abonnement à des newsletters ;
4. Organiser des webinaires ; les données à caractère personnel fournies pour l’inscription aux webinaires seront traitées pour l’organisation et la gestion de ceux-ci et pour les activités administratives associées, y compris la mesure de la satisfaction et l’envoi de matériel relatif aux questions abordées ;

Dans le cas de webinaires co-organisés avec d’autres entités, il est précisé que les partenaires impliqués ne reçoivent pas les références ni les coordonnées des inscrits, mais uniquement des références aux raisons sociales des sociétés présentes. Les données seront conservées pendant 1 an à compter du déroulement du webinaire.

1. Fonctionnalité et sécurité des sites.

Par le biais des sites et des domaines répertoriés dans le Tableau, vous pouvez également vous inscrire à des espaces personnels pour acheter les produits proposés par le Responsable. Le cas échéant, des notes d’information particulières seront fournies et, si nécessaire, un consentement spécifique sera demandé pour l’envoi de matériel promotionnel.

Au cours de votre relation avec le Responsable, les données à caractère personnel vous concernant peuvent également être traitées à d’autres fins. Le cas échéant, le Responsable fournira les détails du traitement à travers des notes d’information spécifiques sur le traitement des données à caractère personnel qui complèteront la présente politique.

2.1 Bases juridiques du traitement
Les traitements effectués aux fins énumérées au paragraphe précédent reposent sur les bases juridiques suivantes en application de l’article 6 du RGPD :

• en relation aux fins visées aux lettres a), b) et d), le traitement est nécessaire, selon le cas, à la bonne exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée (art. 6, paragraphe 1, lettre b) du RGPD) ou
• en relation aux fins visées au point e), les données sont traitées pour la poursuite de l’intérêt légitime du Responsable au bon fonctionnement du site (art. 6, par. 1, lettre e) du RGPD).
• en ce qui concerne la finalité visée au point c), le traitement est basé sur un consentement donné de manière libre, spécifique, éclairée et sans équivoque (article 6, paragraphe 1, lettre a), du RGPD).

Pour la finalité basée sur le consentement, vous pouvez à tout moment retirer ce consentement au traitement des données, sans préjudice du traitement basé sur le consentement donné avant ce retrait. Le retrait peut être exprimé de la manière visée au point 9 de la présente note d’information.

3. Modalités de traitement

Le traitement des données à caractère personnel vous concernant est effectué à travers les opérations indiquées à l’art. 4 n °2) du RGPD et précisément par le biais de : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication, le traitement, la modification, la comparaison, l’utilisation, l’interconnexion, la limitation, l’annulation et la destruction des données.

Le traitement des données vous concernant sera effectué manuellement et électroniquement.

Il est précisé que le traitement sera effectué dans le respect des normes en vigueur et des principes établis par l’art. 5 du RGPD :

• licéité, exactitude et transparence ;
• Limitation de la finalité ;
• Minimisation des données ;
• Exactitude ;
• Limitation de la conservation ;
• Intégrité et confidentialité ;
• Responsabilisation.

Le traitement des données aura toujours lieu dans le respect des mesures organisationnelles, physiques et logiques ainsi que dans le respect des dispositions de l’art. 32 du RGPD et de la législation applicable au fil du temps en matière de protection des données à caractère personnel. Les mesures adoptées par le Responsable du traitement à cette fin seront mises en œuvre et augmentées au fil du temps en tenant également compte des évolutions technologiques.

4. Durée de conservation

Le Responsable du traitement traitera les données à caractère personnel pendant le temps nécessaire aux finalités visées au paragraphe 2 :

• pour les finalités visées aux points a) et b) : pas plus de deux ans à compter de la collecte ;
• pour les finalités visées au point c) : jusqu’au retrait du consentement donné pour recevoir la newsletter ;
• pour les finalités visées au point d) : les données seront conservées 1 an à compter du webinaire ;
• pour les finalités visées au point e) : se reporter à la Politique en matière de Cookies.

5. Cookies

Les modalités de traitement des informations collectées lors de la permanence des utilisateurs sur les sites Internet du Responsable sont détaillées dans la Politique en matière de Cookies consultable sur tous les domaines répertoriés dans le Tableau.

6. Accès aux données et leur communication
Les données vous concernant peuvent être rendues accessibles, pour les finalités visées au paragraphe 2, exclusivement à des personnes dûment formées par le Responsable du traitement, ainsi qu’à des sous-traitants externes qui ont conclu un accord spécifique avec le Responsable du traitement conformément à l’art. 28 du RGPD. La liste actualisée des sous-traitants du traitement est conservée au siège social du Responsable du traitement de référence.

Plus précisément, les données vous concernant peuvent être traitées par :

• les salariés et collaborateurs du Responsable du traitement en leur qualité de chargés du traitement et/ou d’administrateurs de système ;
• des sociétés tierces ou d’autres entités (par exemple, fournisseurs de sites Internet, établissements de crédit, cabinets professionnels, consultants, etc.) qui exercent des activités externalisées pour le compte du Responsable du traitement, en qualité de sous-traitants externes ou de responsables autonomes.

Sans qu’il soit nécessaire d’obtenir un consentement explicite, soit aux termes de l’art. 6 lettres b) et c) du RGPD), le Responsable du traitement peut communiquer les données vous concernant aux organes de contrôle, aux autorités judiciaires ainsi qu’aux entités auxquelles la communication est obligatoire aux termes de la loi. Ces entités traiteront les données en leur qualité de responsables autonomes du traitement. Les données vous concernant ne seront pas divulguées.

7. Transfert de données

Les données à caractère personnel sont conservées sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne. Dans tous les cas, il est entendu que le Responsable du traitement aura, le cas échéant, le droit d’utiliser des serveurs situés hors de l’UE ou de transférer les données vers des pays tiers pour les transmettre à des tiers partenaires commerciaux du Responsable du traitement, en adoptant des outils de protection adéquats conformément aux dispositions des articles 44 et suivants du RGPD.

8. Droits de la personne concernée

En votre qualité de personne concernée, vous disposez des droits visés au Chapitre III du RGPD et précisément des droits de demander au Responsable du traitement d’accéder aux données à caractère personnel vous concernant, d’en demander la rectification, l’effacement (le cas échéant), de vous opposer au traitement ou encore d'en demander la limitation. Vous avez également le droit de révoquer le consentement précédemment donné au traitement des données, le droit de demander la portabilité des données ainsi que le droit de présenter une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle pour la protection des données à caractère personnel conformément à l’art. 77 du RGPD.

9. Modalité d’exercice des droits
Pour exercer les droits susmentionnés, vous pouvez adresser une demande spécifique en utilisant les coordonnées figurant dans le Tableau.

Tous les droits résumés visés au paragraphe 8 peuvent être exercés en écrivant à l’adresse mail indiquée dans le Tableau (voir « Adresse mail pour plus d’informations ».

Nous veillerons à vous répondre dans les plus brefs délais.

Conformément à l’art. 77 du RGPD, vous avez également le droit de présenter une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (Garant de la protection des données à caractère personnel).

10. Mise à jour de la note d’information

La présente note d’information est publiée sur les sites Internet des sociétés du Groupe Esprinet. Les éventuelles mises à jour du document seront publiées dans la même section que nous vous invitons à consulter régulièrement.

Mise à jour 16 octobre 2024